Informativa sul trattamento dei dati personali (Manifestazioni ed eventi) ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE 2016/679 - Regolamento generale sulla protezione dei dati

Questa informativa viene resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati, in seguito “GDPR”), in relazione ai dati personali di cui la Libera Università di Bolzano (in seguito “unibz”) entra in possesso ai fini dell’iscrizione e partecipazione a eventi informativi e divulgativi delle attività culturali, didattiche e di ricerca, che possono comportare anche riprese fotografiche audio e video degli interessati.

Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e di tutti i diritti degli interessati, secondo quanto precisato nella seguente informativa.

1. Il Titolare del trattamento ed il Responsabile della Protezione dei dati
   Titolare del trattamento è la Libera Università di Bolzano, con sede legale in piazza Università 1, 39100 Bolzano, nella persona della Presidente e legale rappresentante pro tempore. Il Responsabile della Protezione (DPO) dei dati può essere contattato all’indirizzo e-mail: privacy@unibz.it.
2. Tipologia di dati
   

   I seguenti dati personali possono essere trattati per le finalità indicate dal punto 3:

    – dati personali forniti direttamente dall’interessato. Dati comuni[BS1] , quali dati anagrafici e identificativi (nome, cognome), e dati di contatto (e-mail, contatti telefonici);
   – in caso di un evento a pagamento potranno essere trattati anche ulteriori dati anagrafici e identificativi, come l’indirizzo, codice fiscale/partita IVA/social security number, luogo e data di nascita
   – potranno essere inoltre trattati dati di natura particolare quali dati relativi alla salute;
   – foto e videoriprese dei partecipanti ad un evento in presenza o ibrido, previa segnalazione con apposita informativa esposta in prossimità dell’evento;
   –  foto e videoriprese dei partecipanti ad un evento in modalità online o ibrida, previa segnalazione con apposito disclaimer.

3. Finalità del trattamento
   

   I dati acquisiti vengono trattati ai fini dell’iscrizione all’evento ed esclusivamente per le finalità connesse allo svolgimento e alla divulgazione delle attività istituzionali di unibz.
   In particolare, i dati vengono trattati per le seguenti finalità:

   – iscrizione all’evento di interesse;

   – partecipazione alle attività previste dall’evento;
   – gestione del pagamento dell’eventuale quota di partecipazione;

   – scopi informativi e divulgativi delle attività culturali, didattiche, di ricerca e di terza missione.

4. Modalità del trattamento
   Il trattamento dei dati viene effettuato in modo da garantire la massima sicurezza e riservatezza e potrà essere attuato mediante strumenti manuali, informatici e telematici idonei a memorizzarli, gestirli e trasmetterli.
   Le immagini contenute in foto, video o altro materiale audiovisivo registrate in occasione di un evento in presenza potranno essere pubblicate sui canali di comunicazione ufficiali di unibz (sito web, social media o altro) soltanto con liberatoria oppure per interessi ed eventi pubblici.
5. Soggetti con un ruolo attivo nel trattamento
   I dati potranno essere oggetto di trattamento da parte di soggetti qualificati come Responsabili ai sensi dell’art. 28 del GDPR (società di assistenza hardware e software; commercialisti; società di consulenza e servizi;..) sia da parte di soggetti (dipendenti e collaboratori a vario titolo) specificatamente autorizzati al trattamento ai sensi dell’art. 29 del GDPR, che operano sotto la diretta autorità del Titolare, il quale li ha istruiti in tal senso.
6. Base giuridica del trattamento e natura del conferimento
   Base giuridica del trattamento è l’art. 6, par. 1, lett. e), del GDPR, e, in caso di trattamento di dati di natura particolare l’art. 9, par. 2, lett. g), del GDPR e l’art. 2-sexies, comma 2, lett. bb), Codice della Privacy, in quanto necessario all’esecuzione di compiti istituzionali di didattica, di ricerca o di cosiddetta “terza missione”.
   In relazione ai soli dati personali di minori, base giuridica del trattamento è l’art. 6, par. 1, lett. a) e l’art. 9, par. 2, lett. a), del GDPR, cioè il consenso espresso dal genitore o dal legale rappresentante dell’interessato.
   Il conferimento dei dati personali, comprese le immagini, è indispensabile ai fini dell’iscrizione e partecipazione all’evento.

7. Pubblicazione riprese
   Le immagini contenute in foto, video o altro materiale audiovisivo acquisiti nel corso dell’evento potranno essere pubblicate sui canali di comunicazione ufficiali di unibz, in presenza di una delle seguenti condizioni:
   – sottoscrizione di apposita liberatoria da parte dell’interessato o, nel caso di minori, del genitore/legale rappresentante;
   – immagini collegate a fatti, avvenimenti, cerimonie di interesse per la collettività o svoltisi in pubblico, nel rispetto dell'onore, della reputazione e del decoro dei soggetti interessati.
   Si precisa che generalmente in caso di registrazione di un evento in modalità online o ibrida con successiva pubblicazione sui canali di comunicazione internet di unibz (sito web, social media o altro), è garantito l’anonimato dei partecipanti, in quanto la registrazione dell’evento viene sottoposta a una procedura di editing e verrà pubblicata solo la parte nella quale saranno visibili gli speaker e/o i partecipanti che hanno operato come speaker (ad es. autori, co-autori, ecc.) e la loro presentazione.
   In caso di evento online o ibrido è possibile che le registrazioni in cui siano visibili anche i partecipanti online vengano messe a disposizione dei soli partecipanti all’evento su una piattaforma intranet con accesso protetto.
   

8. Soggetti destinatari dei dati
   I dati potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità indicate al punto 3, al personale di unibz e a collaboratori autonomi, professionisti e consulenti, che prestano attività di supporto per la realizzazione e la gestione dell’evento. Possono essere comunicati, inoltre, ai sensi degli art. 2, comma 2 del CAD e dell’art. 15, comma 5-bis, del D.L. 179/2012 al sistema di pagamento pagoPA e al relativo intermediario Alto Adige Riscossioni.
   unibz può comunicare i dati personali acquisiti anche ad altre pubbliche amministrazioni, se necessario per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale, nonché a tutti quei soggetti pubblici ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista da disposizioni comunitarie, norme di legge o regolamenti.
   I dati personali saranno trattati dal Titolare del Trattamento all’interno del territorio dell’Unione Europea. Qualora per questioni di natura tecnica e/o operativa si renda necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, tali soggetti, ove trattino i dati personali per conto del Titolare del Trattamento, saranno nominati Responsabili del Trattamento ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 28 GDPR ed il trasferimento avverrà nei limiti e alle condizioni di cui agli artt. 44 e ss del GDPR  e quindi solo:
   – verso Paesi soggetti ad una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea o del Garante (art. 45 Regolamento (UE) 2016/679);
   – previa sottoscrizione delle clausole contrattuali standard (Standard Contractual Clauses) adottate/approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46, 2, lett. c) e d) Regolamento (UE) 2016/679 e comunque solo in presenza di garanzie adeguate;
   – verso soggetti che hanno una articolazione internazionale e che hanno previsto la sottoscrizione, a livello di gruppo, di apposite Binding Corporate Rules, di cui all’art. 47 Regolamento (UE) 2016/679.

9. Conservazione dei dati
   I dati personali relativi all’iscrizione del/della partecipante verranno conservati per un periodo massimo di 10 anni in caso di evento a pagamento o gratuito, e poi cancellati in modo irreversibile.

   Le videoregistrazioni verranno conservate per il periodo di pubblicazione ed in ogni caso non oltre la fine del quarto anno dalla data di svolgimento dell’evento, per finalità solo didattico-scientifiche e poi cancellati in modo irreversibile.

10. Diritti dell’interessato (Accesso, rettifica e cancellazione dei dati)
    Il/La partecipante può esercitare i diritti di cui alla sezione 2, 3 e 4 del capo III del GDPR (es. accesso ai dati personali, rettifica o cancellazione degli stessi, limitazione del trattamento degli stessi o opposizione al loro trattamento ecc.) utilizzando il modulo scaricabile dalla pagina “Privacy” sul sito web istituzionale dell’Università e inviandolo a privacy@unibz.it. Il/la partecipante ha inoltre il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza tuttavia pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. Il/la partecipante può inoltre proporre reclamo a un’autorità di controllo Garante della Privacy.

Per la pubblicazione sui canali di comunicazione ufficiali di unibz delle immagini (foto, videoriprese) riprese in occasione di eventi non di pubblico interesse è necessaria la firma della seguente liberatoria da parte dell’interessato:

Liberatoria per la registrazione, trasmissione e pubblicazione delle proprie immagini, e per l’utilizzo di materiale fornito e informativa ai sensi dell’art. 13, Reg UE 2016/679 “Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali”

Con il proprio consenso, il partecipante autorizza la Libera Università di Bolzano, ai sensi degli artt. 96 e 97 della legge n. 633 del 22 aprile 1941, aggiornato e modificato, in materia di diritto d’autore, e del Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR), in materia di protezione dei dati personali:

• a registrare la propria immagine e la propria voce durante l’evento (ad es. tramite Microsoft Teams);
• a pubblicare ed utilizzare le proprie immagini contenute nelle riprese di cui sopra oppure nelle riprese prodotte in anticipo, audio, video e scritte, senza limiti alcuni, per scopi didattico-scientifici e istituzionali sul sito web dell’evento e/o sui social media unibz (YouTube, Facebook, Instagram, Twitter), fino alla fine del quarto anno dalla data di svolgimento dell’evento stesso;
• solo nel caso in cui il partecipante opera come speaker: a pubblicare ed utilizzare la propria presentazione (Pdf, ecc.) per gli scopi didattico-scientifici, sul sito web dell’evento fino alla fine del quarto anno dalla data di svolgimento dell’evento stesso.

Il partecipante inoltre:

• vieta l’uso della registrazione, sia audio che video, in contesti che ne pregiudicano la dignità personale, il decoro e la reputazione;
• dichiara di aver letto e accettato i termini e le condizioni di trattamento dei dati personali con le modalità e per le finalità indicate nella stessa informativa di cui sotto;
• solo nel caso in cui il partecipante opera come speaker:  dichiara di non violare con il materiale didattico-scientifico registrato alcun diritto di terzi e di sollevare sostanzialmente e processualmente la Libera Università di Bolzano e di mantenerla indenne da ogni perdita, danno, responsabilità, costo o spesa, incluse le spese legali, derivanti da o in qualunque modo collegati a pretese o contestazioni di soggetti terzi, relativi all’utilizzazione dei materiali didattici da parte della Libera Università di Bolzano.

Ultima revisione: 25/01/2024